Créer un Purchase Order (PO)

Un purchase order, ou PO, doit être créé lorsqu’un fournisseur envoie ou prévoit envoyer de nouveaux produits chez Tandem.

Le PO permet à l’entrepôt de savoir quels produits sont attendus, en quelles quantités, et à quel endroit les recevoir. Sans PO, la réception peut être retardée, car l’équipe n’a pas de référence claire pour valider les produits reçus.

Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir ces informations sous la main :

• Les SKU des produits envoyés;
• Les quantités attendues pour chaque SKU;
• La date d’arrivée prévue, si connue.

Attention : dans ShipHero, les produits doivent généralement être associés au bon fournisseur pour pouvoir être ajoutés à un purchase order.

Comment puis-je créer un purchase order?

1. Dans ShipHero, aller dans le menu Purchase Orders;
2. Cliquer sur + Create A Purchase Order;
3. Sélectionner All dans le champ Vendor, c’est-à-dire le fournisseur qui envoie les produits;
4. Sélectionner Tandem - Primary dans le champ Warehouse;
5. Indiquer le nombre maximal de produits ou lignes de produits à ajouter au PO, si ShipHero le demande;
6. Via la barre de recherche de produits, ajouter d'abord tous les produits au purchase order en recherchant les SKU ou les noms des produits;
7. Une fois les produits ajoutés, entrer la quantité attendue pour chacun d'eux;
8. Vérifier que les SKU, les quantités, le fournisseur et l’entrepôt sont exacts;
9. Cliquer sur Save Order ou Create Purchase Order, selon le bouton affiché dans ShipHero;

10. Une fois le PO créé, copier ou noter le numéro du purchase order (PO Number);
11. Afficher le PO Number clairement sur les boîtes ou palettes envoyées.

Points importants à vérifier

• Un PO doit être créé avant que les produits arrivent à l’entrepôt.
• Les quantités inscrites doivent correspondre à ce que le fournisseur expédie réellement ou s'en rapprocher le plus possible.
• Si un produit n’apparaît pas dans la recherche, il est possible qu’il ne soit pas associé au bon fournisseur dans ShipHero. Il faudra, dans ce cas-ci, ouvrir le produit et ajouter l'information requise dans la section Vendor.
• Si les produits arrivent sans PO, la réception peut être mise en attente le temps de régulariser la situation.